I mina tidigare inlägg om projekthantering i en agil verksamhet har jag fokuserat på ledarskap och projektplan samt kundsamarbetet. Nu har turen kommit till uppföljning och nyckeltal. Det är viktigt att alla projektmedlemmar kan följa och se vad som sker i projektet. Att ha den ekonomiska bilden framför sig med ett klick underlättar för projektledaren. Att kunna presentera underlag och rapporter för investerare ger optimal nytta och skapar ett värde. Med hjälp av rapportfunktionen i vår lösning har ni full kontroll och kan göra snabba förändringar när avvikelser dyker upp. Det ger även stöd i utvecklingen och måluppfyllnaden. I Visma.net Project Management använder vi oss av tre olika sätt att följa upp projekten:
- Gantt-schema
- Statusrapporter
- Nyckeltal KPI
Glöm inte bort att när ett projekt avslutas är det bra att avsätta tid för att reflektera och analysera resultatet. Vad gick bra? Vad gick mindre bra? Vad har vi lärt oss?
Gantt-schema
Ett Gantt-schema är en illustration över hur projektet fortlöper och även hur faserna är planerade och förlöper. Schemat är ett horisontellt stolpdiagram där stolparnas längd varierar och visar den arbetstid som planerats för varje delprojekt och färgskiftningar visar hur stor del av arbetet som är avslutat, eller hur mycket som kvarstår. Tack vare detta flödesschema får du en direkt översikt av era projekt. Du kan välja att titta på ett enskilt projekt med underfaser, avdelningsnivå eller varför inte på projektledarnivå. Vid resursplanering ser du tydligt hur beläggningen ser ut och här kan även personal med en viss kompetensnivå filtreras med hjälp av nyckelord som anges på anställningskortet. Full resursallokering direkt i projektverktyget, med andra ord.
Statusrapporter
Bästa sättet att beskriva nuläget är genom att ta ut olika statusrapporter. Det är ett sätt att informera projektstatus till intressenter såsom investerare, kunder, projektmedlemmar, ledning etc. Vilka parametrar och värden som visas väljs utifrån vem som ska läsa rapporten. Rapporter kan sparas som favoriter för att återanvändas.
Exempel på intressanta värden:
- Förlopp i procent
- Kund
- Projektnamn
- Deadline
- Totala arbetstimmar
- Fakturerat
- Ej Fakturerat
- Återstående timmar
Egen dashboard på startsidan
Skapa en egen dashboard med information som är viktig för just dig och ditt ansvarsområde. Det är helt oslagbart att se sina rapporter, staplar och värden som startsida när du loggar in.
Nyckeltal KPI
Ett nyckeltal även kallat KPI visar hur en individ, ett företag eller en del av en verksamhet utvecklas relaterat till sina uppsatta syften eller mål. Vårt projekthanteringsverktyg tar fram flera olika nyckeltal åt sina användare och ni hittar dessa på flera ställen i systemet enligt nedan:
| Kunder | Försäljning | Projekt |
| Marginal i år | Försäljning denna månad | Återstående fakturering |
| Fakturering denna månad | Prognos denna månad | Pågående arbete |
| Aktiva kunder | Projekt som behöver följas upp | Timmar den här månaden |
| Potentiella kunder | Månadens försäljningskvot | Projekt som behöver följas upp |
| Fakturor | Resursallokering | Kalender |
| Fakturering denna månad | Uppskattad beläggningsgrad nästkommande 30 dagar | Aktiviteter som avslutas denna månad |
| Prognostiserad fakturering denna månad | Andel fakturerbara timmar senaste 30 dagar | Slutdatum inom de närmaste 2 veckorna |
| Värdet av timmar denna månad | Projekt med ännu ej allokerade timmar | Sena aktiviteter |
| Kvar att fakturera | Slutdatum inom de närmaste 2 veckorna | Öppna aktiviteter idag |
Tidsredovisningen är lite speciell med dess Kpi:er då det finns 29 st. Här kan administratören välja fyra KPI:er som visas högst upp som favoriter för företaget. Detta för att motivera inmatning samt kontroll. Dom vanligaste KPI:erna som företag använder är:
- Flextidssaldo eller Övertid
- Arbetstimmar
- Frånvaro
- Timmar och Frånvaro
Men det finns exempelvis Debiteringsgrad, Timmarnas värde, Fakturerbar tid i procent och många fler.
Faktureringsprocess
Faktureringsprocessen måste vara tydlig och felfri. Min rekommendation är att säkerställa att medarbetare registrerar tid, data och värden dagligen. Genom att arbeta systematiskt och rutinmässigt med dagliga inmatningar av information, produkter, tid och tjänster förhindras intäktstapp. Det finns många vinster med att arbeta på detta sätt, här kommer tio starka argument:
- Ni kan vara snabbrörliga och anpassningsbara
- Ni fattar beslut på aktuellt underlag
- Ni eliminerar intäktstappet
- Ni har full kontroll över kunder
- Ni har full kontroll över försäljningsuppdrag
- Ni har full kontroll över projekt
- Ni har aktuell information gällande resurser och kapacitet
- Ni kan fakturera snabbare vilket resulterar i snabbare betalning
- Medarbetarna blir mer engagerade och motiverade
- Samarbetet med era kunder förbättras
I Visma.net Project Management finns många bra fördelar gällande faktureringsprocessen. Det är ett system utvecklat för projektintensiva verksamheter och vi vet hur viktigt det är med vissa funktioner. Bland annat kan ni skapa färdiga prislistor, återkommande fakturering, delfakturering, sammanställning av jobb på en faktura och mycket mer. Det finns givetvis möjlighet att registrera leverantörsfakturor vilket sker per automatik med vissa ERP-system. Lösningen har stöd för olika momssatser och alla valutor. Översikten av fakturorna går att se i kanbanvy och det skapar en fantastisk överblick samt möjlighet till action vid avvikelser. Med samspel hela vägen från projektledare till ekonomiavdelningen eller redovisningsbyrå som resultat.
Fakturor redo för att skickas kan skrivas ut, mejlas som PDF eller skickas automatiskt genom en tredjepartstjänst (e-faktura). Det finns många fördelar med att ha projekthanteringsverktyget integrerat till affärssystemet. Det blir helt enkelt ett automatiserat flöde. Ni fakturerar direkt från projekthanteringsverktyget och det synkas sedan till affärssystemet.
Mycket går såklart också att skräddarsy. Med hjälp av våra konsulter kan ni få ett avancerat verktyg anpassat för just er. Vi visar och berättar gärna mer!