Digitalisering, nya arbetssätt, automation, effektivisering. Dessa är stora ord och uttryck och de har lika stort utrymme gällande vad människor tolkar in i dem. Just vad de innebär för olika människor, om de har en positiv klang eller negativ, om de manar till nyfikenhet eller att man drar sig tillbaka beror helt på individen som hör och läser dem samt vad individen har för tidigare erfarenheter kopplat till dem. Människor tar sig an förändringar väldigt olika. Vissa utan någon vidare eftertanke eller undran, andra med rationellt kritiskt tänkande och vissa tar sig an det med rädsla eller oro, bland många andra sätt. Om man tar sig an förändring med rädsla eller osäkerhet så tar man sig antagligen inte an den alls eller väldigt sällan.
Handlar det verkligen om rädsla?
Rädsla för förändring är egentligen inget bra uttryck. De flesta människor har inget emot förändring i sig vad jag erfar. Det stämmer med ett citat jag läste som löd: “Det är inte förändringen som folk fruktar utan det är resultaten av förändringen”. Mer är det nog osäkerhet på vad som kommer hända, hur det kommer bli och vad man kommer att göra efter. Enligt mig utgör de frågorna nyckeln till väl mottagen förändring och skall antas med stor respekt för alla inblandade i förändringen. Från de som tagit beslutet till de som är mottagare av den. Det finns tre stora områden som påverkar den grad av osäkerhet som ofta finns innan samt medan ett förändringsprojekt pågår, nämligen:
- Brist på tydlig vision för den framtid man ser efter förändringen
- Dåligt formulerade effektmål med förändringen
- Organisationen förstår inte:
– orsaken till förändringen
– krävd insats för förändringen
– önskad slutdestination med förändringen
Detta är dåligt för ledningen, dåligt för projektgruppen och dåligt för organisationen som mottar systemet/förändringen. Punkt 1 och punkt 2 kan man ha väldigt tydligt formulerade och där bör man inte brista, för sin egen skull. Vad gäller punkt 3 så är den mycket mer komplex.
Hur skapas goda förutsättningar för förändring?
Det finns mycket man kan göra för att undvika dessa tre stora fallgropar, i alla fall i mesta möjliga mån. Förutsägbarhet är oerhört bra för att motverka osäkerhet. Här kommer 7 punkter som märkbart har underlättat förändringsarbete för mig:
- Vara klar med analysarbetet om varför ni vill genomföra systemköp/förändring.
Här är det alltid bra att köpa en förundersökning för att säkra att det man kommit fram till stämmer överens med best practice och digitaliseringsmöjligheter. Kommunicera orsaken till ändring. - Vara noggrann med att sätta tydliga effektmål.
Då kan det “varför”, som ligger bakom förändringen, mätas och framgången fastställas även efter projektet är slut. - Ha regelbundna uppföljningsmöten efter att förändringsprojektet är avslutat.
Tätare uppföljning i början och allt glesare eftersom. Det gör att man bättre håller sig på den förändringsresa man påbörjat och man finner förbättringsområden och nya behov snabbare. - Säkra att hela ledningsgruppen har ett enhetligt sätt att kommunicera kring förändringen och vad den kommer att kräva av organisationen.
På så sätt får alla samma svar oavsett vem i ledningen de talar med. Det ger också en trygghet i projektet vid eventuella ifrågasättanden eller tveksamheter från medarbetare. - Vara helt ärlig med vad konsekvenserna av förändringen blir.
Kartlägg, kommunicera och förklara de skillnaderna i organisationen som kommer ske. Om det blir några så klart. Exempelvis nya eller andra typer av arbetssätt, nya arbetsuppgifter som ersätter de gamla, nya processer och kanske byten av avdelningar. Då ger man förutsägbarhet och förståelse vilket är viktiga delar för att man skall vara bekväm med en förändring. - Ha tydliga beslutsvägar och behandla alla förslag och bidrag med återkoppling.
Alla idéer och all feedback skall behandlas med samma process och med samma respekt, oavsett var i företaget de kommer ifrån. Då är alla delaktiga på lika villkor. - Vara ödmjuk
Förändring innefattar så många olika delar att helheten sällan är enkel att överblicka. Tidsaspekten på en förändring handlar också om mer än bara att slutföra ett projekt. Man måste ha siktet på effektmålen en lång stund efter genomfört förändringsprojekt för att det nya skall bli “ett sätt att vara” och inte bara en övergående fas.
Vårt affärssystem Visma.net har bredd och djup som möjliggör kraftfulla automatiseringar. Är det rätt val för dig och din verksamhet, för att frigöra tid till verkligt värdeskapande verksamhetsutveckling?