I min vardag som produktchef möter jag många nya potentiella kunder som sliter med lönsamhet och brist på kontroll i sina projekt. Det är inte ovanligt att jag blir kontaktad av t ex. ett bolag som börjat som ett fåmansföretag, där projekten varit överskådliga, både till antal och komplexitet. De gör bra ifrån sig, skapar sig ett namn och får fler projekt i takt med att efterfrågan ökar på deras tjänster.
För att möta efterfrågan måste de anställa mer personal som kan bemanna upp de nya projekten. Företaget växer både i omsättning och antal medarbetare och det kanske till och med är så att de ser sig om efter underkonsulter som kan lösa speciella uppgifter i projekten. Till administrativ hjälp har företagen ofta använt Excel, för att det var perfekt när de drog igång verksamheten i början. De fick någon form av kontroll på intäkter och kostnader. Nu kanske Excel däremot mer har blivit en källa till stress och brist på kontroll. Varför då? Det är väl bara att fortsätta administrera och fylla i sina ark och justera beräkningsformler, eller?
Prisberäkning blir till slut oöverskådligt
Föreställ dig ett scenario där fåmansföretaget har växt till ett bolag med 50 anställda eller mer. Projekten ut mot kund kan variera mellan löpande-, fast- eller takpris. De anställda vill kompetensutbilda sig och de kanske kan debitera högre pris på projekten. Alternativt bestämmer företaget att det på vissa specifika projekt ska råda ett takpris per timme. I tillägg har de flertalet olika underkonsulter som i sin tur skickar fakturor på olika timpriser beroende på vad de skall göra. Företaget kanske till och med har upprättat olika enheter eller avdelningar inom bolaget där de lånar resurser från varandra och internt skall kompenseras för ”uthyrningen”. Att sitta med det Excelarket tror jag de flesta drar sig för.
Rätt stöd leder till lönsammare företag
I detta läge, när storleken på excelarken börjar bli ogreppbar, önskar du mest troligt ett tid- och projektredovisningssystem som gör alla saker åt dig. Det vill säga, erbjuder flexibla prisberäkningar på resurser och projekt och som i sin tur hjälper dig att ta RÄTT beslut, oavsett om det är att inleda en ny affärsförbindelse eller göra slut med en gammal.