En inköpspolicy blockerar kostnadsdrivande processer i organisationer och företag lika effektivt som Carl Bildt skakar av sig en journalists envetna frågor. Gillar du kostnadskontroll, så gillar du en bra utformad inköpspolicy. Tydliga regler, som styr inköpen, leder också till att dyra spontaninköp kan minimeras. Vilket ger mer pengar över till de initiativ och åtgärder som gör att kunderna blir fler och intäkterna större.
En kontrollerad inköpsprocess är lite som bilkörning: med två händer på ratten, en aktiv styrning, kan du nå målet utan att ta onödiga risker under färden.
Kostnader är ju för det mesta rimliga konsekvenser av att företag sjösätter sina strategier. Förser medarbetare med tak över huvudet. Eller helt enkelt går in i produktion. Men de kan också vara onödiga.
I grunden handlar det alltid om att ta rätt kostnader – kostnader som fyller en funktion och tillfredsställer ett relevant behov på kort eller lång sikt (eller på både kort och lång sikt). Med lite finurlighet går det ibland att kryssa sig runt kostnader. Vi har alla exempel på det. Men att sätta sitt hopp till just finurlighet och kreativitet när en årsbudget för inköp ska hållas i en medelstor organisation, är faktiskt lite väl överoptimistiskt.
Vad små företag kan lära om inköp från stora företag
Peta valfritt stort företag i sidan och jag kan garantera dig att de har tänkt en hel del på det här med inköp. Tänkt och investerat. Det finns regler och rutiner. En inköpsavdelning och en inköpschef. Samt ett gäng organiserade inköpsfotsoldater.
Kostnadskontroll är en nödvändig följeslagare till det stora företaget – oavsett årstid, konjunkturläge eller tidpunkt på dygnet. Det måste fungera. För annars fungerar ingenting.
Stanley Black & Decker. IKEA. Norwegian: det finns många exempel på storföretag som har byggt bärande delar av sin framgång på kostnadskontroll och strikta inköpsprocesser. Här kan små och medelstora företag finna inspiration, kanske till och med förebilder. För även om inköpsvolymerna och komplexiteten skiljer sig åt mellan det riktigt stora företaget och de små och medelstora, så kan samma grundprinciper appliceras i båda fallen:
- Ta rätt kostnader (de som tillfredsställer ett relevant behov på kort och/eller lång sikt).
- Bygg inköpsvolym hos utvalda leverantörer och undvik spontaninköp.
- Styr inköpen via regler och rutiner – genom en inköpspolicy.
När du tänker kostnader – tänk i budgetår
Varje dag köper små företag och mindre organisationer in en stor mängd produkter och tjänster. Smörjmedel till externa satsningar. Bränsle till interna processer.
Att iaktta samma noggrannhet kring de dagliga inköpen som för de större investeringarna, såsom konsulttjänster och stora systeminvesteringar, kan låta enkelt, men är i praktiken svårt.
Det handlar ofta om små summor per produkt – men många produkter utslaget på ett verksamhetsår. Varje enskilt inköp av exempelvis kontorsmaterial belastar inte företagets ekonomi särskilt mycket. Men lägg till kanske 30 ytterligare inköpsområden – som frakter, drivmedel, affärsresor – och slå ut det på ett år, så blir det en helt annan sak. Det blir dyrt. Det blir rörigt. Det är också här som din inköpspolicy knackar på för att kliva in i handlingen.
En inköpspolicy sover aldrig. Och tar aldrig semester.
Enkel att följa. Lätt att förstå. Väl avgränsad när det kommer till problem den löser och möjligheter den skapar: det är kortbeskrivningen av en effektiv inköpspolicy.
That’s it.
Ok, jag tar tillbaka det där sista: en spetsig inköpspolicy kan också en del andra konster, som att sprida regler och rutiner kring inköp i din organisation. Det är inte ovanligt att fler än en person sköter inköpen i ett företag som har säg 25 anställda. Med en inköpspolicy kan du styra ditt företags inköp i riktning sänkta kostnader. Men det förutsätter att den följs av alla berörda medarbetare.
1MG
Leverantörer som erbjuder en väl blandad cocktail av pris och kvalitet, är påfallande ofta partners till Visma Advantage. Det är ingen slump. De är utvalda.
Nu adderar vi ett värde till prova på-perioden. En inköpspolicy, designad och anpassad till den inköpsportal och de inköpsavtal som är hjärtat i Sveriges största inköpstjänst för små och medelstora företag.
17 000 företag gör redan i dag sina inköp via Visma. Resultatet är en gemensam köpkraft som ständigt växer. Vi ser gärna att du klickar på knappen här under och utökar den siffran till 17 001.
Det kostar dig exakt 0 kronor.
Prova tjänsten!
Nu kan du prova Visma Advantage utan kostnad i en hel månad. Över 60 avtal i väntar i inköpsportalen. En inköpspolicy ingår i erbjudandet.