Det finns i regel tre utmaningar med att göra en spendanalys. Det kan finnas tekniska hinder, resurshinder och behovet av förändringsarbete efter analysen. Men utmaningar kan övervinnas och här följer tips på hur.
Tekniska och resursmässiga utmaningar med spendanalys
Utmaningarna börjar redan när inköpsvolymen ska mappas in i inköpskategorier. Är du en koncerninköpschef i globala och decentraliserade bolag där divisionerna har sina egna ERP-system och kontoplaner blir det en större utmaning än annars. Att bara aggregera data (olika artikelnummer, leverantörsregister och kontoplaner) tar både tid och kraft. Är din inköpsavdelning dessutom underbemannad så blir det en svår prioriteringsövning.
Att investera i ett spendanalysverktyg ger möjlighet till effektiv dataimport som minskar arbetsbelastning, möjliggör datatvätt och kortar tiden från datainsamling till analys. Ett system möjliggör också transparens i verksamheten för det jobb ni lägger ner. Börja med det du har, lev med att det blir hyfsat bra data för att du ska kunna prioritera vilka kategorier ni ska börja arbeta med. Gräv sedan djupare i utvalda inköpskategorier, leverera och bygg på så sätt vidare.
Ladda ner guiden: En spendanalys hjälper dig att rita upp en karta över företagets inköp.
Förändringsarbete efter spendanalysen
Detta är en utmaning som uppenbarar sig som en konsekvens efter spendanalysen, när dess slutsatser ska börja implementeras. Förändringsarbete handlar om att få människor att flytta från vad de vet och känner sig bekväma med idag till att göra nytt. Det är inget som går smärtfritt förbi. Det existerar ingen ”magic bullet” eller mirakelmedicin som du kan applicera – men våra kunders erfarenhet säger oss att man kommer långt med hårt arbete, ett brinnande engagemang och tydlig kommunikation. En strategisk inköpsavdelning definieras av deras förmåga att driva förändring.