Känner du att du och många andra i ditt företag ägnar för mycket tid åt möten? Kanske mer än nödvändigt?
Vi ger dig sju tips för att uppnå mer effektiva och konkreta möten som både frigör tid och ger bättre resultat.
1. Definiera syftet med mötet
En av de viktigaste förberedelserna inför ett möte är att definiera syftet. Är syftet att informera, verkställa eller fatta ett beslut? Genom att planera vad ni vill åstadkomma med mötet blir det lättare att bestämma vilka personer som ska delta och sätta upp en dagordning som leder fram till det önskade resultatet.
2. Skapa en dagordning
En genomtänkt och tydlig dagordning kommer automatiskt att effektivisera mötet eftersom deltagarna vet vad de ska förbereda sig för och kan få rätt förväntningar. Dagordningen ska skickas ut i god tid före mötet. När dagordningen har skickats till deltagarna bör den inte ändras, och om det sker bör deltagarna meddelas vilka ändringar som har gjorts.
3. Minska antalet mötesdeltagare
Med ett tydligt syfte och en bra dagordning blir det lätt att avgöra vilka som ska vara med på mötet. Om antalet deltagare minskar så ökar effektiviteten i företaget. Bjud bara in kollegor som är viktiga för att syftet med mötet ska kunna uppnås.
4. Håll tiden
En av förberedelserna inför mötet bör vara att göra en realistisk tidplan för varje punkt på dagordningen. Om tidplanen börjar spricka är det mötesordförandens ansvar att hämta in tiden. Kanske någon annan än mötesordföranden bör vara ansvarig för tiden?
5. Sträva efter att skapa en bra möteskultur
Hur är möteskulturen på ditt företag? Bra möteskultur är att starta mötet på avtalad tid, att telefoner och annan utrustning som inte ska användas läggs undan och att man inte avleder uppmärksamheten åt annat håll än det som mötet handlar om. Spara småpratet till efteråt. Med dålig möteskultur börjar mötena för sent, får onödigt innehåll och tar mycket längre tid än nödvändigt.
6. Sammanfatta och konkludera
I slutet av mötet bör viktiga punkter, beslut och uppgifter sammanfattas i ett protokoll. Uppgifter och uppföljningspunkter ska alltid ha en ansvarig person och en deadline. Lägg tid på att utarbeta protokollet så att det blir begripligt. Protokollet bör skickas ut inom 24 timmar efter att mötet avslutats. Tänk också igenom vem du skickar protokollet till. Ska det bara gå till dem som deltog i mötet, eller finns det någon annan som borde få en kopia för orientering?
7. Utvärdering
Kunde ni följa den planerade dagordningen och gav mötet önskat resultat? Drog det över tiden? Bidrog alla? Avslutades mötet med entusiasm och en tydlig plan framåt? Använd liknande frågor för att utvärdera om mötet var en framgång och om något kan förbättras till nästa gång.
Effektiva möten som sammanfattas i dessa sju tips är enkelt i teorin, men ofta svårt i praktiken. I själva verket kan mycket inspiration hämtas från hur styrelsemöten genomförs. Sådana möten är som regel välplanerade och strukturerade, med bra tidsstyrning, tydliga protokoll och uppföljning. Det är i alla fall vår erfarenhet från företag som använder en styrelseportal som verktyg för att skapa en bra styrelsemötesprocess.
Styrelseportal levereras av Admincontrol – ett Vismaföretag.