Snart sommar, något som för de flesta företag betyder semester för personalen och vikarier på ekonomiavdelningen. Något som i sin tur gör det betydligt lättare för bluffakturor att slinka igenom. Men det finns ganska enkla saker du kan göra för att hjälpa dina vikarier att upptäcka bluffakturorna i tid, det vill säga innan du har råkat betala stora summor för något du aldrig har köpt.
- Om du inte har gjort det innan – ta fram en lista med era leverantörer. Blir den för oöverskådlig, se då till att den i alla fall listar de vanligaste.
- Se sedan till att alla som kan tänkas få en faktura i sin hand känner till att den här listan finns och instruera dem att alltid stämma av inkommande fakturor mot den. Se också till att det finns ett telefonnummer till någon överordnad att ringa om man inte hittar leverantören på listan och är osäker på om fakturan är ok.
- Svensk handel har satt ihop en varningslista över kända bluffaktura-företag. Se till att alla som hanterar fakturor även känner till den listan så att de kan stämma av okända inkommande fakturor. Finns avsändaren med där är det nämligen med största sannolikhet bluff.
- När personalen väl har identifierat en faktura som en bluff är det viktigt att hantera den på rätt sätt. Polisen har information om det här, se till att göra det enkelt för din sommarpersonal att hitta även den.
- Klart! Nu minskar risken betydligt att ni åker dit på bluffakturor som trillar ner på ekonomiavdelningen. Men. Det finns faktiskt ett sätt att se till att bluffakturorna i princip inte ens kommer innanför dörren, nämligen att gå över till e-faktura.
E-fakturan är inte bluffarnas bästa vän, där är det nämligen du som bestämmer vem som får skicka e-faktura till dig. Systemet ger dig möjlighet till automatiska kontroller som kan stoppa fakturor som kanske inte ens ska hamna hos dig. På så sätt säkerställer du vem du gör affärer med. Se även till att dina leverantörer skickar e-faktura till dig, då blir mycket enklare för din personal att granska och upptäcka konstigheter i de allt färre pappersfakturor som kommer in.
Detta inlägg är gästbloggat av Kim Rickardsson på InExchange AB.
Är du också intresserad av att skriva på vår blogg? Kontakta mig.