Det händer mycket spännande med de svenska intranäten. 28 procent av de intranätsansvariga säger att de ska bygga om sina intranät helt under 2019. 25 procent ska mobilanpassa sitt intranät och 16 procent ska byta CMS. Det är några av de förändringar som framkommer i Web Service Awards undersökning “Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2018”.
Sorgligare är det att läsa i rapporten att knappt hälften av de intranätsansvariga tycker att deras ledning prioriterar intranätet. Samtidigt uppger bara en fjärdedel att de har mätbara mål för sitt intranät ‒ kanske finns det ett samband här? Om man inte kan mäta och visa på nyttan, varför ska man då bli prioriterad?
Som intranätsansvarig har man en kamp för att göra sin kanal hörd och synlig bland allt som ens kollegor serveras i sin dator. Ett intranät täcker också in en enorm bredd av information. Det innehåller nyheter om företaget, det länkar till interna system och verktyg, här finns personalinformation, mallar, styrdokument, kontaktuppgifter till kollegor och så vidare. En blandning av ett levande nyhetsflöde och ett mer statiskt bibliotek, alltså.
Förr i världen ‒ kanske någon fortfarande minns? ‒ fanns det på kontoret en anslagstavla, en pärm som hette Personalhandbok, en hylla med processbeskrivningar, policies och andra viktiga dokument. Och en personaltidning. Idag finns allt detta, och mer därtill, inom ramen för ett typiskt intranät.
På många företag var personaltidningen en fristående, journalistisk produkt medan den på andra bolag var ledningens språkrör. Personaltidningsredaktören kunde vara en grävande journalist som vann uppmärksamhet för att ha avslöjat orättvisor eller arbetsmiljöproblem. Eller, som i mitt eget fall, en “snällare” variant som genom att beskriva vad som hände, stort som smått, bidrog till att sprida kunskap och stärka vi-känslan inom företaget. Att vara personaltidningsredaktör innebar att vara där det hände ‒ på ledningsmöten och produktlanseringar såväl som korpfotbollsmatcher och födelsedagskalas ‒ och att träffa så gott som samtliga medarbetare. Man fick ta emot små arga eller glada insändare och långa reseberättelser. Och det var spännande inte bara för redaktören när den nytryckta tidningen låg på allas bord.
En stor skillnad var förstås det begränsade utbudet av informationskanaler och den förhållandevis lilla mängden av information. Men, efter att ha arbetat med kommunikation i 40 år, kan jag konstatera att kravet på att visa nytta för att få prioritet är detsamma då som nu. Så likaväl som vi då fick jobba för att få kollegorna att läsa personaltidningen, behöver vi idag kämpa för att få medarbetarna att använda intranätet. Mät med Google Analytics, testa kvaliteten och utvärdera med enkäter. Lycka till!
Så lyckas du med intranätet som kommunikationskanal – Karins bästa tips
1. Mät användandet med Google Analytics
Det är en självklarhet att mäta din externa hemsidas besökare med Google Analytics, men att mäta intranätets besökare är ännu inte lika vanligt. Men du har lika mycket att vinna på att kontinuerligt mäta besökare, se vad som engagerar och göra A/B-tester även på intranätet.
2. Testa kvaliteten
Be en medarbetare använda intranätet medan du sitter bredvid för att iaktta hur medarbetaren rör sig på intranätet. Du kommer garanterat att hitta beteenden och hick-ups som du aldrig hade tänkt på. Detta brukar leda till ganska många aha-insikter. Du kan också testa hur svårlästa (eller lättlästa) dina texter är med verktyg som t ex LIX som mäter ordlängd och antal ord per mening.
3. Utvärdera ditt intranät med hjälp av enkäter
Förslagsvis kan du starta genom att ha en årlig enkät kring intranätet för alla medarbetare, där du ställer frågor som vad de har mest nytta av, vad de uppskattar mest med intranätet, vad de skulle vilja förändra och vad de vill läsa mer om. Du kan även ha en enkät som går ut till alla nyanställda ett par månader efter deras startdatum. Nyanställda kommer med fräscha ögon och är inte alls lika hemmablinda som man själv blir. På så sätt får du bra insikt i hur ert intranät mäter sig med andra arbetsgivares, samt vad som behövs förändras för att intranätet ska bli så intuitivt som möjligt.