8 enkla regler
…för en bättre leverantörsreskontraprocess
- Se till att alla på företaget använder referenser vid beställningar. Dessa referenser ska vara så beständiga som möjligt. Ett kostnadsställe slutar sällan, men det gör en anställd namnreferens.
- Sitter ni och dubbelcheckar informationen som någon på fakturaskanningtjänsten redan validerat? Köp en skanningtjänst som har hög kvalitet, annars är investeringen gjord i onödan.
- Se till att företaget använder korrekt fakturaadress. Det försvinner många fakturor på personalens skrivbord när de angett sin kontorsadress istället för fakturaadress. Inte förrän inkassokravet kommer brukar man skicka det vidare till leverantörsreskontran. Då är det bråttom.
- Sätt inte upp för krångliga attestregler. Det kan vara en stor orsak till att en faktura inte blir godkänd i tid.
- Följ upp vilka som är dåliga på att godkänna sina fakturor. Många tror att en faktura betalas så fort den är attesterad och inte på förfallodatum. Därför väntar man med att godkänna till förfallodatumet och fakturan blir för sent betalt. Dessutom har många leverantörer slutat med att skicka påminnelser.
- Se till att använda ett fakturahanteringssystem som möjliggör automatkonteringar av återkommande fakturor så att konteringsarbetet blir minimalt. Ja, i vissa system kan fakturorna attesteras automatiskt inom vissa belopp, vilket kan användas på återkommande fakturor där man bestämt att kostnader upp till ett visst belopp är OK.
- Vill ni få koll på era inköp så är en inköpsmodul att rekommendera. Inga beställningar går iväg till leverantörerna utan att först ha godkänts av ansvarig chef. När varorna är leveranskvitterade går fakturan automatiskt till betalning.
- Överväg att outsourca leverantörsreskontrahanteringen. Ni köper en tjänst och minskar ert beroende av enskilda personer och företag som säljer dessa tjänster har effektiviserade processer.
Få koll på bolagets kostnader
Många tror att leverantörsreskontran enbart är ett sätt att betala fakturor och få in kostnaderna i bokföringen, men den kan ge er bättre kontroll över era kostnader:
- Se till att alla medarbetare använder de rekommenderade leverantörerna när de beställer varor. Varje ny leverantör genererar merkostnader eftersom det innebär mer administration samt att man måste skapa en relation med leverantören.
- Håll koll på vilka betalningsvillkor ni får på era fakturor. Stämmer de överens med de som ni har kommit överens om med era leverantörer? Kontrollera också hur många dagar det tar innan fakturan når er. 7-10 dagar är inte ovanligt, vilket gör att 30 dagars betalningsvillkor inte riktigt stämmer, och 10 dagars betalningsvillkor är helt omöjligt att hinna betala på.
- Hur bra är ert företag på att betala sina fakturor i tid egentligen? Ju fler fakturor som betalas för sent, desto mer arbete med att hantera betalningspåminnelser och inkasso. Vem eller vad är det som orsakar förseningarna och hur kan detta förhindras i framtiden.
Agera inte bank åt era kunder
Många företag beställer varor och tjänster som de sedan vidarefakturerar till sina kunder. Om leverantörsfakturahanteringsprocessen är långsam finns risken att ni måste betala leverantörsfakturan innan ni har fått betalt av er kund och får på så vis agera bank åt era kunder.
En effektiv process för hantering av leverantörsfakturor, samt en vidarefaktureringsprocess som fångar upp alla månadens utestående fakturor, är precis lika viktig som att förhandla fram bra betalningsvillkor med de leverantörer vars kostnader ni sedan vidarefakturerar.
Tid över
Om företaget får kontroll över leverantörsreskontraprocessen och alla medarbetare följer de uppsatta rutinerna kommer ni få en effektiv och mer korrekt hantering av er leverantörsreskontra. Det i sin tur kommer ge er mer tid över för att se över kostnaderna på andra delar i er verksamhet som t ex lokalhyra, inköpsavtal m.m.
[starlist]Lär mer om Vismas tjänst för leverantörsreskontra[/starlist]