Att spendanalys kontinuerligt bör göras för att få en bild av din organisations inköps- och leverantörsmönster är välkänt och knappast ifrågasatt. Genom spendanalysen ser du hur stor verksamhetens inköpsvolym är och hur den är fördelad på olika inköpsområden. Du ser också hur många leverantörer du har och hur spenden är fördelad mellan dem. I och med spendanalysen kan du lättare identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer, men även korrigera inköpsbeteenden eller inköpskategorier som inte fungerar bra. Ett viktigt verktyg som borde finnas i varje inköpsorganisations verktygslåda.
Spendanalys – inte bara kronor och ören
Utöver verksamhetens inköp kan spendanalys också berätta mer om era leverantörsrelationer och avtal. Du kan analysera antalet fakturor, intervaller för fakturering, köp utanför avtal och mycket mycket mer som synliggör hur effektiv din leverantörsrelation och era avtal egentligen är. Har du bara underlaget så kan du sedan analysera datat utifrån affärsområden, avdelningar, länder, fabriker m.m. Har du dessutom ett gemensamt P2P- system som förenar alla verksamhetens delar blir insamling av information enkel.
Samlad data från ett gemensamt P2P – system effektiviserar och förenklar insamlingen av underlag till din spendanalys.
Dagens P2P-lösningar erbjuder ofta färdiga rapporter och enkla exportfunktioner av data, anpassade för att möjliggöra en enkel process när du föder din spendanalys med underlag. Data från en gemensam källa för verksamhetens alla delar förenklar alltså din datainsamling för att göra en valid spendanalys. Men verkligheten ser oftas annorlunda ut, i synnerhet i många större organisationer. Hur hanteras ett “spretigare” it-landskap med data i flera ekonomisystem eller andra relevanta källor som inte pratar med varandra?
Från Excel till spendanalysverktyg
När vi lyfter spendanalysen från Excel till ett anpassat spendanalysverktyg ökar möjligheten till ett effektivt insamlande av data markant. Spendanalysverktyg kan hantera data från olika källor, för att sedan intelligent sammanställa den importerade datan. Systemet tvättar datan, kategoriserar och visualiserar den automatiskt kopplat mot rätt leverantör, i rätt kategori. Den ofta betungande administrationen förknippad med datainsamling och kategorisering minskas avsevärt, i synnerhet för stora verksamheter där underlaget historiskt sett varit svårt att bearbeta. Tiden kan istället läggas på analys och åtgärder – vilket är den värdeskapande delen av arbetet där besparingarna ligger.
Så för att svara på hur en spendanalys enklast genomförs blir svaret enkelt.
Effektiv datainsamling med hjälp av ett spendanalysverktyg som automatiskt tvättar och visualiserar din spend – så att du kan lägga din tid på analys och åtgärdsförslag. Har du dessutom ett gemensamt P2P-system för hela din verksamhet är det jackpott.