I det första blogginlägget i serien ”Inköpstankar i tiden” reder Helena Brynolfsson ut spendanalysens vad, hur och varför.
Spendanalys är alltid ett högaktuellt ämne inom inköp och kommer så att vara tills den dagen vi alla har strategiska inköpssystem som gör att vi proaktivt kan styra och managera vårt område. Där är vi ju då inte riktigt än (varken inom privat eller offentlig sektor) och vi behöver därför (för antagligen en oöverskådlig tid framöver) dras med våra kära spendanalyser. Dels för att följa upp och korrigera vår inköpsverksamhet och dels för att identifiera nya möjligheter.
För dig som ännu inte arbetat med spendanalyser kommer här en kort förklaring om spendanalysens vad, hur och varför.
Vad är spendanalys?
Spendanalys är en bild över din organisations inköps- och leverantörsmönster. Genom spendanalysen ser du hur stor din totala inköpsvolym är och hur den är fördelade på olika inköpsområden. Du ser vilka de största inköpsområden är och vilka övriga som finns i fallande ordning. Du ser hur många leverantörer du har och per inköpsområde. Du kan även se och ta med antal fakturor, fakturaintervaller och mycket mycket mer. Har du bara basfaktan framme så kan du sen skära datan på affärsområden, avdelningar, länder, fabriker m m. Din spendanalys besvarar normalt följande frågor:
- Vad köps?
- För hur mycket?
- Från vem?
- Av vem?
- På vilket sätt?
Det som skiljer spendanalysen från ett traditionellt ekonomiperspektiv är att den skär genom hela bolaget och visar inköps- och leverantörsmönster oavsett bolag, kostnadsställe, site och land. Detta leder till att möjligheter, som tidigare varit dolda, uppdagas.
Hur gör man?
Förenklat beskrivet så gör man en spendanalys genom att mappa in en organisations hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Själva inköpsvolymsdatan kommer oftast från din leverantörskontra, men din kortleverantör kan också vara en datakälla.
Har din organisation verksamhet i flera länder, affärsområden/ divisioner och branscher? Och/eller flera ekonomisystem, ingen gemensam P2P-lösning och flera kontoplaner? Ja, då så säger det sig självt att detta blir en grandaga uppgift. Det positiva i kråksången är att det är just dessa organisationers inköpschefer som har störst nytta av att göra en spendanalys, då man oftast har rätt dålig koll och kontroll på vad man övergripande köper in, av vem och hur. Mer om det under ”varför”.
Varför spendanalys?
En spendanalys görs för att man vill få vetskap om sin organisations inköps- och leverantörsmönster. Framför allt för att identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer, men även korrigera det som inte fungerar som det ska i dagläget. Man vill med andra ord skaffa sig koll och överblick över hur inköpen görs.
Spendanalys är dessutom en grundförutsättning om du ska driva kategoristyrt inköpsarbete och ta tag i de besparingspotentialer som existerar. Det ger dig en baseline för vilket du senare kan mäta dina framgångar och resultat. Därutöver ger det dig en möjlighet att utveckla en vinnande inköpsstrategi för ditt företag.
Med en spendanalys kan du kommunicera med din verksamhetsledning för att att driva din inköpsavdelnings förändringsresa så att ni kan flytta fram er position.
I nästa blogg reflekterar jag över tre saker att tänka på vid spendanalys. Läs det här!
/Helena
Vill du prata med oss om spendanalys, kontakta Stefan Norr!
Läs samtliga blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”