Att förstå vem verksamheten köper från, hur mycket och vilka som köper är en viktig del i det strategiska arbetet för inköpsfunktionen. Hälften av allt arbete med strategisk upphandling handlar om förberedelse och analys för kunna skapa framgångsrika affärer. Därför har analys- och leveransuppföljning varit det genomgående temat för årets Upphandlingsdagar 2018.
Analys ger bättre förutsättningar
Under upphandlingsdagarna fick vi ta del av flera framgångsrika exempel där spendanalys inte bara belyst vad verksamheten köper och av vem – utan där spendanalys också varit en nyckel till uppföljning av avtalstrohet. När avtalstroheten kartläggs synliggörs också eventuella brister i befintliga upphandlingsområden där avtalstroheten sviktar.
Helsingborg Stad gav oss bland annat exempel på där spendanalys nyttjats till att analysera köp utanför avtal ner på produktnivå. Det vill säga, att identifiera vart nuvarande avtal inte fungerar i verksamheten. Därmed skapades möjlighet till nya upphandlingsområden där nuvarande avtal inte lyckats möta verksamhetens behov. Resultatet blev en betydligt högre avtalstrohet.
Vi fick också ta del av exempel där gedigen marknadsanalys gett förutsättningar att sluta värdeskapande avtal. Med rätt underlag är det lätt att få en överblick av marknaden inom upphandlingsområdet och eventuella svårigheter i tidigare upphandlingar t.ex. kostsamma överprövningar som gärna undviks.
Att förstå vem verksamheten köper från, hur mycket och vilka som köper är en viktig del i det strategiska arbetet med inköpsfunktionen
Uppföljning av avtal – ett viktigt fokusområde
I det förberedande analysarbetet ingår också uppföljning av befintliga avtal. Hur presterar leverantören på angivna krav avseende t.ex. e-faktura-, miljö- eller kvalitetsmål? Men framförallt, hur säkerställer vi ägandeskap och uppföljning av konkreta mål?
Uppföljning av avtal var ett viktigt fokusområde som blir allt mer relevant i takt med att den generella mognaden i inköpsorganisationerna ökar. Många har fungerande digitala processer för upphandlingsförfarandet och det operativa inköpet i e-handelslösningar, men saknar uppföljning av leverantörens prestation på ett strukturerat och effektivt sätt.
En stor och svår fråga som diskuterades under upphandlingsdagarna var ägandeskap för uppföljning av leverantörens prestation. Framträdande i diskussionen blir att rätt systemstöd förenklar strukturerad avtalsuppföljning. Rätt verktyg möjliggör ett tydligt internt ägandeskap och enkelhet att fördela arbetsuppgifter till verksamheten. Detta är en av förutsättningarna för effektiv analys av leverantörens prestation och för att säkerställa rätt kravbild i kommande upphandling.
Kontakta oss så berättar vi mer om hur Visma möjliggör en strukturerad, effektiv och digitaliserad arbetsprocess med avtalsuppföljning och Spendanalys.