När jag för nära 30 år sedan startade företag så var det med ekonomisk bakgrund och med penna och papper, T-konton och huvudbok. Det var mycket administration, och med alla rapporter som ska redovisas, enormt tidskrävande. Så jag skaffade bokföringsprogram samt faktureringsprogram och vips så var i alla fall alla rapporter en knapptryckning bort. Den relativt enkla förändringen gjorde att jag kunde lägga mycket mer tid på verksamhetens kärna.
Jag hade inte råd att ha anställda som kunde ta hand om redovisningen, så jag fick effektivisera för mig själv med digitalisering. Digitalisering var ju inget ord som användes speciellt då, men när man ser tillbaka på det var det ju precis det jag gjorde.
Man kan ju ett tankeexempel. Skulle jag anlita en redovisningsbyrå och betala dem för tjänsterna per timme? Skulle jag då välja en byrå som använde penna och papper? Eller en som hade ekonomisystem och som gjorde jobbet på ett par timmar, istället för ett par dagar?
Eftersom jag då tog tekniken till hjälp för att göra redovisningen själv frigjordes många dagar, till slut veckor, som kunde läggas på försäljning och att ge mina kunder det de ville ha – kundvård och analys.
Nu kanske jag är en person som gillar smarta lösningar som underlättar och spar tid lite extra. Och som uppskattar möjligheten att kunna göra allt jag ska på jobbet, utan att det påverkar min tid för det jag tycker är roligt privat – spela i mitt band, åka motorcykel, umgås med vänner. Men jag gissar att jag inte är ensam om det.
Hur är det för dig? Är det lätt att göra rätt?
Nu många år senare, varav de senaste som verksam inom transportbranschen undrar jag: Hur är det för dig? I mitt jobb har jag mött de som lägger åtskilliga timmar på att gå igenom tidrapporter och försöka tyda det som är skrivet där, attestera dessa och sedan sitta och skriva av tidkorten in i (förhoppningsvis) ett lönesystem. Jag har träffat de som skriver timresultatet i ett rutblock och sedan räknar ut lönerna enligt transports alla regler – övertid? När? OB? Hur mycket vid olika klockslag? Nattarbete, nattfönster? Tillägg? Semester? Traktamente? Arbetstidsförkortning? Komp? Flex? Får de rätt lön, har jag räknat rätt? Har jag onödig övertid eller kanske undertid? Har jag tid och möjlighet att analysera detta?
Dessa möten har inte sällan mynnat ut i att jag visat hur Visma TransPA fungerar, och en helt ny värld öppnat sig för dem. I jämförelse med exemplen ovan är effektiviseringen total. Den som klarar 25-50 löner manuellt på ett par dagar kan istället göra 500 löner på långt mindre tid. Exempelvis. Vi har alla varit ense om att det finns mycket som är bättre att ägna den tid man plötsligt frigör åt. Du har säkert också något du skulle vilja få mer tid till…
Papper vs. mobil
En tidrapport ska ju ändå göras, om chauffören skriver den på papper eller knappar in den i mobilen så är det klart tydligare när det gjorts i mobilen, för mottagaren. Fördelen med mobilen är ju också att den som ska attestera ser tidrapporterna direkt, klart och tydligt i datorn.
Efter attest så omvandlar Visma TransPA tidrapporterna till en färdiguträknad bruttolön enligt alla regler, det blir rätt per automatik utan att du själv behöver tänka på alla regler. Fort går det också. Den färdiguträknade bruttolönefilen förs sedan över till lönesystemet, skatt dras och utbetalning görs precis som vanligt.
Med en digital lösning för tidrapporteing och personalplanering får du full koll på körd tid, arbetad tid och schemalagd tid. Du får också tydliga rapporter för kontroll och analys av detta.
Dessutom håller systemet koll på kompetenser, utbildningspåminnelser, utrustningslistor samt anställningskontrakt, plus mycket mer.
Att Visma TransPA (som då bara hette TransPA) föddes som lösning på grundarens egna administrativa behov i branschen för 20 år sedan märks än i dag. Vi och vår utvecklingsavdelning har fullt fokus på de specifika behov som finns här, bara att vi har större muskler nu med en av Nordens ledande leverantörer av affärs- och ekonomisystem i ryggen.