Jochem Aubel och Stefan Op de Woerd på Dialog, ett företag i Visma, bestämde sig för att försöka besvara dessa frågor och skriva den här bloggen. De pratade med HR-proffs, chefer och medarbetare inom en rad olika organisationer och kom fram till följande:
Organisationer förändras hela tiden…
Förändring är ständigt närvarande både inom och utanför arbetslivet. Under de senaste decennierna har tekniken radikalt förändrat våra liv och AI (Artificiell Intelligens) driver på den trenden. Många arbetsuppgifter som idag utförs av människor kommer att utföras av robotar i framtiden.
Många företag har redan hoppat på förändringståget. Det bästa sättet att snabbt och effektivt kunna hänga med i dessa förändringar är att vara flexibel. Redan nu strävar många organisationer mot mer agila arbetsformer och de tidigare formella hierarkiska beslutsprocesserna har ersatts av mer självstyrande team.
…men performance management har sett likadan ut i 100 år
Många organisationer har fortfarande en mycket traditionell syn på hur de arbetar med mål- och resultatstyrning. Mål sätts för ett år, det görs vanligtvis två formella utvärderingar årligen och linjecheferna är ansvariga för processen och uppföljningen. Det här arbetssättet har i stort sett varit oförändrat sedan början av 1900-talet när mätning av prestationer startade. Då var chefens ord lag och hen bestämde vad som var bäst för medarbetaren och vad den skulle göra.
Tillbaka till grunderna
Vad är egentligen syftet med performance management? Svaret är enkelt, att hjälpa medarbetarna att prestera på bästa sätt, så att organisationen kan uppnå sina mål. Det målet är i stort sett exakt detsamma som för 100 år sedan.
Den stora skillnaden idag är att vi strävar efter att sätta mål och skapa personliga planer tillsammans med medarbetaren, på ett helt annat sätt än för 100 år sedan. Vi vet idag att ge order och kontrollera, inte längre ger önskat resultat. Det är mycket mer effektivt och positivt att lyfta medarbetarens talanger och motivation. Trots det jobbar flera företag fortfarande med en prestationsmodell som i stort sett liknar den tidiga, att ge order och kontrollera. Det har blivit ganska tydligt att det är långt ifrån en bra kombination… Så hur kan du förändra modellen så den passar dagens arbetsmiljö?
Kasta inte ut barnet med badvattnet…
Om något inte fungerar längre måste du förändra det. Du kommer upptäcka att det finns visionärer, konsulter, trendspanare och experter som kan berätta precis hur du ska göra det. De presenterar ofta inspirerande visioner hur saker och ting skulle kunna fungera. Tyvärr är de ofta långt ifrån vad som verkligen sker i organisationerna.
Vi tror inte på att kasta ut barnet med badvattnet, (ett idiom som betyder att i sin iver att göra sig av med något dåligt, i farten råkar göra sig av med något som är bra). Istället för att förändra allt på en gång är det mycket mer meningsfullt att titta på vad du redan gör. Vilka aspekter av det bidrar till effektiv resultatstyrning och hur kan du bygga vidare på det?
Du är redan halvvägs där
Många företag gör redan mycket mer än de tror. Troligtvis pågår det redan en mängd olika aktiviteter i din organisation, exempelvis; 1-1-samtal, coachingprogram, talangutveckling, feedback, projektutvärderingar och dagliga avstämningar. Det är bara synd att dessa aktiviteter inte integreras i mål- och resultatstyrningsmodellen.
Sammanföra olika världar
Det verkliga problemet med den traditionella modellen är att den inte överensstämmer med verkligheten längre (trots att den var perfekt för behoven på 1920-talet). Många medarbetare uppfattar att de fyller i blanketter som tar mycket tid utan att det egentligen leder någonvart. Därför är det bäst att utforma dagens modell utifrån vad som händer i vardagen. Hjälp dina medarbetare att regelbundet reflektera över hur de bidrar till organisationens mål under de möten och samtal som redan äger rum.
Fundera över, om du fortfarande behöver separata utvärderingsmöten som en del av organisationens resultatstyrningsmodell. Vem som än utför utvärderingen, måste det nya sättet, vara mer än att bara fylla i en blankett. Den ska hjälpa medarbetarna att maximera sina bidrag till organisationens mål under hela året. Och det är här tekniken kan hjälpa till.
Systemstöd – hjälp eller hinder?
Rätt systemstöd påminner medarbetaren att reflektera över sina mål vid rätt tillfällen. Exempelvis att revidera dem inför ett teammöte, dokumentera resultatet av en coachingsession eller be om feedback från en kollega. Den stora fördelen här är att medarbetaren bygger upp en bild under hela året som kan fungera som en egen mål- och prestationsutvärdering. Allt detta kommer att spara mycket tid!
Om du funderar på att använda systemstöd för det här arbetet, se till att lösningen du väljer är flexibel. Lösningen bör stödja det du redan gör i praktiken och kunna vara unik för varje organisation, avdelning eller individ. Tyvärr är ofta fallet att systemstödet bestämmer vad som händer i praktiken istället för tvärtom. Så länge det är så kommer entusiasmen bland medarbetare inte att öka särskilt mycket.
Tre fallgropar du bör undvika
När du tar steget och förändrar, kan du naturligtvis lära dig mycket av organisationer som redan har gjort den här resan. Oavsett vad du gör, se till att undvika dessa fallgropar:
- Kasta inte ut barnet med badvattnet
(säkerställ att du bygger på det du redan har) - Resultatstyrningen bör inte vara separerad från det som händer i verkligheten
(koppla den till praktiken) - Systemstödet du väljer bör inte styra hur det går till i praktiken
(det som sker i praktiken bör styra hur systemet fungerar)
Här läser du mer om Dialog och Performance Management
Den ursprungliga bloggen är skriven av Jochem Aubel och Stefan Op de Woerd och här översatt till svenska.