I det andra blogginlägget i serien ”Inköpstankar i tiden” fortsätter Helena Brynolfsson skriva om spendanalys. Det andra av totalt fyra blogginlägg om just spendanalys tar upp tre saker att tänka på. Helena börjar med syfte för att i nästa blogginlägg fortsätta med all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln.
Självklart finns det många saker att tänka på inför och under en spendanalys. Jag kommer här i kommande två inlägg ta upp tre saker som jag tycker är viktiga att tänka igenom. Vi börjar med syfte.
Syfte
Det är klokt att börja med att fråga sig: Varför ska vi göra en spendanalys?
Detta kanske låter trivialt, men om du inte är klar på varför du ska göra en spendanalys och vad den ska leda till, så tror jag att det finns en risk att du lägger ner för mycket eller för lite tid. Och att du i slutänden får en analys som du inte har nytta av på samma sätt du skulle haft om du varit klar med syftet från början.
Så lämpliga frågor är:
- Varför ska vi göra en spendanalys?
- Vad ska vi använda den till?
- Vad ska den leda till?
Den vanligaste orsaken till att en spendanalys görs initialt i en organisation är att man vill veta hur stor inköpsvolymen är och hur fördelning ser ut per inköpsområden och leverantörer. Man vill helt enkelt ha ett nuläge att utgå från dels för att identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer och dels för att korrigera det som inte fungerar som det ska i dagläget. Med spendanalysen kan besparingsprojekt/-upphandlingar identifieras och kvantifieras så att ett övergripande besparingsmål kan sättas. Med spendanalys kan felaktiga uppgifter korrigeras och masterdata städas upp så att organisationsnummer och betalningsvillkor är korrekt samt att levererantören inte är upplagd både en gång, två eller tre gånger.
En annan orsak till att göra spendanalys är ni ska påbörja att arbeta kategoristyrt med ert inköp och på så sätt ta tag i de besparingspotentialer som existerar. Spendanalysen ger en baseline för vilket ni senare kan mäta era framgångar och resultat.
En tredje anledning till att göra spendanalys är att man vill öka medvetenheten om inköp internt och visa för verksamhetsledningen att förbättringsmöjligheter existerar. Det är inte ovanligt i omogna organisationer att inte alla ser inköp som inköp och det finns en uppfattning att det är så lite pengar och att allt redan är gjort. Vi som arbetar med inköp vet att inget är någonsin klart och att det alltid finns möjligheter till förbättring. Det mest effektiva sättet att påvisa detta är med fakta, som är både svårt att vifta bort och negligera.
En fjärde anledning och den finala som jag tänkte nämna är för att motivera rekrytering av flera resurser. Tror verksamhetsledningen att inköpsvolymen är lägre än den i realiteten är i kombination med en uppfattning att här är allt redan gjort, så kan man med hård spendanalys fakta väcka ledningsgruppen ur sin törnrosasömn.
I nästa blogginlägg fortsätter jag reflektera över saker som jag tycker är viktiga att tänka igenom vid spendanalys. Då tar jag upp: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln. Läs det här!
/Helena
Vill du prata med oss om spendanalys, kontakta Stefan Norr!
Läs samtliga inlägg i bloggserien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”