“En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst.” Det är definitionen av ett projekt enligt “A guide to the project management body of knowledge, third edition, PMI 2004”. Trots projekts unika natur är inte metodiken som används för projekt på något sätt unik. Här är tre tips för att effektivisera ditt arbete i projekt.
1. Varför börja från 0 när man kan börja vid 20?
I allt för många fall börjar man varje projekt från noll. Visst, man uppfinner inte hjulet flera gånger om, för tidigare erfarenheter finns kvar. Men, det tradiga arbetet att sätta upp faser och aktiviteter som ofta påminner om tidigare projekt är inte bara ineffektivt men också ostimulerande för arbetstagaren. Har man en enhetlig struktur i sitt arbete finns det goda möjligheter att återanvända tidigare material.
2. Glöm inte bort någonting!
I projekt är det A och O att hålla ordning på sin critical path, det vill säga den vägen av uppgifter som är beroende av varandra som måste slutföras i viss ordning som minimerar tiden för projektet. Om uppgifter ramlar mellan stolarna är risken stor att en snöbollseffekt uppstår som kan leda till stora utgifter likväl som missnöjda kunder. Det är därför viktigt att ha ett tydligt, transparent och strukturerat system som hjälper projektledaren och medarbetarna att leverera i tid. Att kunna filtrera ut sina egna uppgifter och få påminnelse när aktiviteter börjar närma sig deadline kan göra stor skillnad för projekt som berör mer än 3 personer.
3. Misstag är inget att skämmas över
Vi hamnar i oväntade situationer och det blir inte alltid rätt. Det är något som alla som har jobbat med projekt fått erfara. För att utvecklas är det viktigt att ta tiden att utvärdera anledningarna till varför det inte gick som planerat. Att själv reflektera över processen är ett första steg, men genom att lyfta frågan till diskussion kan flera insikter tillföras och fler kan dra lärdom av misstagen. Ett prestigelöst företagsklimat där man tillåts göra fel är något som alla vinner på i längden. För att kunna utvärdera sina resultat är det dock viktigt att inte bara basera sina utvärderingar på mjuka värden utan förankra dessa med siffror. Att kunna generera siffror på hur prognoser och resultat är kopplade är viktigt under en utvärderingsfas.
Vill du veta mer om hur du kan få dina projekt mer lönsamma? Kolla in lönsamhetsguiden, en snabb guide som ger dig konkreta tips.