I det sista av totalt fyra blogginlägg om spendanalys skriver Helena Brynolfsson om utmaningar med spendanalys.
Det finns flera utmaningar med att göra spendanalys och vi ska titta på tre av dem:
- Tekniska
- Resursmässiga
- Förändringsarbete
Tekniska och resursmässiga
Utmaningarna börjar redan när inköpsvolymen ska mappas in i inköpskategorier. Är du likt mig en koncerninköpschef i globala och decentraliserade bolag där divisionerna har sina egna ERP-system och kontoplaner blir det en utmaning som heter duga. Att bara aggregera data (olika artikelnummer, leverantörsregister och kontoplaner) tar både tid och kraft. Är din inköpsavdelning dessutom underbemannad och underbudgeterad (som de flesta är) så blir det en gradlaga uppgift för dig som inköpschef att prioritera vad som ska göras först.
Men bara för att någonting är svårt och tungt så får det inte stoppa dig. Ge inte upp om du inte har tillräckligt med personal, budget eller fina system. Börja med det du har, lev med att det blir hyfsat bra data för att du ska kunna prioritera vilka kategorier ni ska börja arbeta med. Gräv sedan djupare i utvalda inköpskategorier, leverera och bygg på så sätt vidare.
Förändringsarbete (-ledning)
Egentligen är detta en utmaning som uppenbarar sig som en konsekvens efter spendanalysen, när dess slutsatser ska börja implementeras. Men å andra sidan så är spendanalysen ju ingenting värt om inga åtgärder görs.
Jag tycker det mesta vi gör (eller åtminstone det jag har gjort) inom inköpsområdet handlar om förändringsarbete (även om det är försett med etiketten ”inköp”). Förändringsarbete handlar för mig om att få människor att flytta från vad de vet och känner sig bekväma med idag till att göra nytt. Det är inget som går smärtfritt förbi och manifesterar sig ofta i form av motstånd i många olika skepnader (t. ex. att man förhalar saker eller helt sonika inte vill skicka ett utdrag från sin leverantörsreskontra till inköpsavdelningen).
Det existerar ingen ”magic bullet” eller mirakelmedicin som du kan applicera, men min erfarenhet är att man kommer långt med hårt arbete, brinnande engagemang och kommunikation.
Håll i och ut! Ge inte upp!
Och kom ihåg:
”A key feature distinguishing a strategic purchasing function from one operating tactically is the ability to drive change!”
(Jonathan O´Brien, Category Management in Purchasing, 2009).
I nästa blogginlägg gör jag en språkspaning: Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? Läs det här!
/Helena
Vill du prata med Visma om spendanalys, kontakta Stefan Norr eller läs om vårt nya verktyg för spendanalys SPENDENCY!
Läs samtliga blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”