Som administrativ chef för Vårdförbundet jobbar Gunilla Kinnestrand med att utveckla och effektivisera processer, och säkerställa att medlemsavgifterna används på ett resurseffektivt och korrekt sätt. De senaste åren har Gunilla Kinnestrand och hennes kollegor genomlyst och ifrågasatt flera ekonomiadministrativa processer i strävan att få en så automatiserad och enhetlig hantering som möjligt.
Eftersom Vårdförbundet deltog i både 2016 och 2017 års undersökning Vismas Digitaliseringsindex har resultatet av digitaliseringsarbetet kunnat mätas. Med ett index på 60 procent har Vårdförbundet ökat sitt digitaliseringsindex med hela 17 procentenheter från föregående år. Resultatet är dessutom långt över Sverigesnittet som i år landade på 41 procent.
– Det är roligt att se att vi förbättrat oss. Fokus har varit på att effektivisera och förenkla arbetet, framför allt för andra i organisationen. Ju effektivare administration blir, desto mer resurser kan användas i vår medlemsnära verksamhet, säger Gunilla Kinnestrand.
Vårdförbundet använder nu fler funktioner i sina befintliga IT-system. Genom att kartlägga ekonomiska och administrativa processer har Gunilla och hennes kolleger identifierat och eliminerat onödiga rutiner samt förenklat hanteringen.
– Vi har jobbat med processkartläggning, analyserat, prövat och förändrat stegvis. Vi vill minimera det administrativa arbetet för andra, så att de kan fokusera på sina uppdrag, säger Gunilla Kinnestrand.
Exempelvis hanteras leverantörsfakturor inte längre manuellt. De befinner sig i övergången till e-faktura och semesteransökningar, lönerevision och attestering görs idag med digitalt stöd. Nästa steg blir att öka volymen leverantörer med e-faktura och att automatisera dokumentgallring.
En utmaning är att inte fastna i hur man alltid gjort. Eller fastna i “hur-”frågor. Att lyfta blicken och fråga “varför” är viktigt.
Gunilla Kinnestrand, administrativ chef Vårdförbundet
Även om övergången till ett digitalt arbetssätt inledningsvis kan vara resurskrävande vid införande och utveckling, har besparingar kunnat göras, framförallt gällande tid. Med en enkel och automatiserad administration minskar arbetsmängden och därmed tidsåtgången, som är den största kostnaden för Vårdförbundet. Automatiserade flöden minskar dessutom risken för fel.
– I ekonomigruppen har vi haft ett brett engagemang och deltagande. Det blir en professionell leverans och det är roligt att få utveckla arbetssätt tillsammans. Det är möjligt att vi deltar även i nästa Digitaliseringsindex för att se hur vi utvecklats, säger Gunilla Kinnestrand.
[checklist]Gunillas bästa tips för att digitalisera bort onödig administration
- Varje arbetsmoment ska bidra till helhet och gemensamma målsättningar
- Våga tänk nytt! Testa och ändra igen om det inte blev bra
- Dela erfarenheter med andra som har liknande uppdrag [/checklist]
Vårdförbundet är ett yrkesförbund som organiserar legitimerade barnmorskor, biomedicinska analytiker, röntgensjuksköterskor och sjuksköterskor samt studenter inom respektive utbildning. Förbundet utvecklar och påverkar i yrke, vård och villkorsfrågor och har 114 000 medlemmar.
Söker du ett modernt affärssystem som hjälper er att fokusera framåt?