Stärkt skydd för visselblåsare: Behöver ni upprätta en visselblåsar­funktion enligt lag?

Den nya visselblåsarlagen från 2021 innebär ett stärkt skydd och innefattar också fler personer. Lagen ställer fler och högre krav på er som arbetsgivare och många fler verksamheter behöver nu upprätta en visselblåsarfunktion. Som arbetstagare är ni skyldiga att följa de nya lagkraven och tydligt informera för era anställda hur de kan gå tillväga för att visselblåsa och vilka rättigheter de har. Läs mer om Visselblås Incident.

Vi har samlat de vanligaste frågorna om visselblåsning och den nya lagen för att guida er genom alla delar:

• Vad är visselblåsning? 
• Visselblåsarlagen: Nytt EU-direktiv för visselblåsning ersätter svensk lag från 2016
• Vad räknas inte som visselblåsning?
• Varför behövs visselblåsarfunktionen? 
• Visselblåsning: Vad gäller för kommuner? 
• Hur går visselblåsning till?
• Vad innebär nya visselblåsarlagen för din verksamhet? 
• Anonymitet och skydd mot repressalier för visselblåsare
• Visselblåsning och GDPR
• Vem kan ta hand om visselblåsningsärenden? 
• Behöver ni en visselblåsarpolicy?
• Korta svar på vanliga frågor

Vad är visselblåsning?

Visselblåsning innebär att en person rapporterar om missförhållanden i ett företag, organisation eller myndighet. Det är ofta en anställd eller tidigare anställd som visselblåser, men lagen gäller även utanför arbetsgivar-arbetstagarförhållandet. Det innebär att exempelvis praktikanter och volontärer kan visselblåsa och ha rätt till samma skydd som en anställd. Genom en visselblåsarfunktion kan rapportering ske anonymt, vilket ökar chansen att tidigt upptäcka missförhållanden och kunna sätta in rätt åtgärder. 

Visselblåsarlagen: Nytt EU-direktiv för visselblåsning ersätter svensk lag från 2016

Den 17 december 2021 började en ny visselblåsarlag (Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden) gälla i Sverige. Lagen har sin grund i EU-direktiv 2019/1937 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten. Lagen innehåller bestämmelser om skydd mot repressalier och hindrande åtgärder samt ansvarsfrihet för personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang tagit del av missförhållanden och visselblåsning. Skyddet gäller även för andra än den som visselblåser, exempelvis personer som bistår hen eller juridiska personer med koppling till den rapporterande. 

Den nya lagen upphäver den tidigare visselblåsarlagen från 2016 om särskilt skydd mot repressalier för arbetsgivare som slår larm. Den tidigare lagen gällde vid larm om allvarliga missförhållanden. Det innebär brott som kan ge fängelse, så som bedrägeri och miljöbrott.

Vad räknas inte som visselblåsning?

Det är skillnad på visselblåsning och ett personligt klagomål, om arbetsgivaren exempelvis brutit mot lagen om anställningsskydd. Visselblåsning syftar till att rapportera om missförhållande i ett arbetsrelaterat sammanhang, där det finns ett allmänintresse av att det kommer fram, exempelvis: 

• bedrägeri eller korruption
• trakasserier eller diskriminering
• skadegörelse av miljön
• överträdelse av hälso- och säkerhetsstandarder. 

Varför behövs visselblåsarfunktionen? 

Visselblåsarfunktionen är ett säkert sätt för att den som vill rapportera in något kan göra det på ett anonymt och tryggt sätt. Desto tidigare ni kan fånga upp och åtgärda signaler om interna missförhållanden, desto snabbare kan ni hantera bedrägerier, trakasserier och andra oönskade beteenden. Att inte hantera detta korrekt riskerar att skada företagets ekonomi, varumärke och arbetsmiljö. 

Visselblåsning: Vad gäller för kommuner? 

Lagen för visselblåsning gör inte skillnad mellan ett privat företag och en kommun. Alla verksamheter oavsett sektor ska följa den nya visselblåsarlagen. 

Hur går visselblåsning till?

Visselblåsning kan ske via en anonym visselblåsarfunktion eller annan rapporteringskanal som telefon eller mail. En visselblåsare får själv välja om hen vill rapportera internt eller externt. Skyddet mot repressalier gäller oavsett om rapporteringen sker via interna eller externa rapporteringskanaler. 

Vad innebär nya visselblåsarlagen för din verksamhet? 

• Arbetsgivare med fler än 249 arbetstagare ska ha interna rapporteringskanaler på plats från och med den 17 juli 2022.
• Arbetsgivare med 50 till 249 arbetstagare ska ha ha interna rapporteringskanaler på plats från och med den 17 december 2023. Mottagandet av rapporter och utredning kan ske gemensamt med en annan verksamhet i samma storlek.
• Visselblåsarlagen gäller utanför arbetsgivar-arbetstagarförhållandet.
• Den nya visselblåsarlagen berör inte bara anställda, utan även praktikanter, volontärer och andra som på olika sätt är verksamma i bolaget.
• Det är tillåtet att anlita en utomstående part för att, helt eller delvis, hantera rapporteringskanalen samtidigt som ni har fortsatt ansvar för att det sker enligt lag.
• Arbetsgivaren är skyldiga att lämna tydlig lättillgänglig information bland annat om hur rapportering via kanalerna ska gå till.
• Den som hanterar en visselblåsning i er verksamhet har lagstadgad tystnadsplikt och får inte obehörigen röja visselblåsarens identitet.

Vad innebär det nya stärkta skyddet för visselblåsare? 

I detta faktablad behandlar vi vad den nya visselblåsarlagen innebär:

• Vem omfattas av den nya lagen?
• Behöver vårt företag upprätta ett visselblåsarsystem?
• Hur ska rapporteringen gå till?

Ladda ner faktabladet

Hur hänger visselblåsning ihop med dataskydd? 

I det här faktabladet får du veta mer om:

• Vad visselblåsarlagen syftar till
• Hur visselblåsarlagen hänger ihop med GDPR
• Vilka regler om personuppgifter som finns i visselblåsarlagen

Ladda ner faktabladet

Anonymitet och skydd mot repressalier för visselblåsare

En trygg och säker visselblåsarfunktion bör göra det möjligt för alla visselblåsare att vara anonyma under hela processen. Detta kommer att göra att fler personer vågar rapportera för att det finns ett extra skydd av anonymiteten. Samtidigt får ni större insikt i eventuella oegentligheter och kan åtgärda dessa. Oavsett anonymitet skyddar den nya lagen visselblåsare mot repressalier. 

Visselblåsning och GDPR

Visselblåsarlagen har speciella regler om hur personuppgifter ska hanteras. Dessa regler kompletterar de som finns i dataskyddsförordningen. 

Några av reglerna kring personuppgifter är:

• Personuppgifter får bara behandlas om det är nödvändigt för att utreda en rapport om visselblåsning enligt visselblåsarlagen.
• Det är inte tillåtet att samla in personuppgifter som tydligt inte har med utredningen av en viss rapport om visselblåsning att göra.
• Om onödiga personuppgifter ändå finns med i rapporten behöver de raderas så fort som möjligt.
• Endast behöriga personer får ha tillgång till personuppgifter som behandlas i en utredning.

Personuppgifter får heller inte behandlas längre än två år efter att utredningen är avslutad. Myndigheter kan dock arkivera och bevara allmänna handlingar med personuppgifter och lämna dem till en arkivmyndighet om det behövs. Allmänna handlingar i offentlig verksamhet regleras i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen, medan det i privat verksamhet är visselblåsarlagen som anger reglerna kring sparandet av rapporter

Kom också ihåg att ni både kan behöva göra en konsekvensbedömning avseende dataskydd av er visselblåsarkanal, samt upprätta en post i er registerförteckning om att ni behandlar personuppgifter i ett visselblåsarsystem. Vill du fördjupa dig inom ämnet rekommenderar vi att du läser mer om våra lösningar inom området dataskydd.

Vem kan ta hand om visselblåsningsärenden? 

Visselblåsning kan antingen hanteras av er verksamhet internt eller av en extern part. Tänk på att det fortfarande är ni som verksamhetsutövare som ansvarar för att hanteringen av rapporteringen sker enligt lagkraven. Verksamheter med minst 50 arbetstagare, oavsett anställningsform, ska senast 17 december 2023 ha en intern rapporteringskanal och en rutin för uppföljning av visselblåsning på plats. För att den som visselblåser ska känna sig trygg vid intern hantering av rapporter kan ett visselblåsarsystem som garanterar anonymitet vara användbart. 

Behöver ni en visselblåsarpolicy?

En visselblåsarpolicy syftar till att vara till hjälp för den som har anledning att rapportera om missförhållanden att känna sig trygg att rapportera utan att hindras, riskera repressalier eller hållas ansvarig för att exempelvis ha åsidosatt tystnadsplikten. Visselblåsarpolicyn kan också hänvisa till aktuell lagstiftning och företagets code of conduct. 

Er verksamhet är skyldig att lämna tydlig och lätthanterlig information om hur rapporteringen kommer att gå till, där en visselblåsarpolicy kan vara användbar. Att vara transparent med hur det går till och vilka rättigheter de anställda har är dessutom något som bygger en positiv företagskultur och kan bidra till en tryggare arbetsmiljö.

I HR Expert hittar bland annat du aktuella dokumentmallar. Givetvis finns det en policy för visselblåsning.

Har du fler frågor du vill få svar på? Läs mer i blogginlägget "Vanliga frågor om visselblåsarlagen"