“Löneoutsourcing gör oss mindre sårbara”
Löneoutsourcing är ett sätt för BAE Systems Hägglunds AB att säkra lönekörningen varje månad. Företaget arbetar inom försvarsindustrin och har outsourcat hela lönehantering till Visma sedan sex år tillbaka. Vi träffade deras HR Controller, Ulrika Johansson, för att höra mer om hur samarbetet fungerar.
Med 1 300 anställda är Ulrikas uppdrag att se till att alla får rätt löner utbetalda. Löneoutsourcingen gjorde att företaget kunde gå från att ha flera anställda löneadministratörer till att Ulrika lägger 10-15 procent av sin arbetstid på lönerna.
– Vi blir mindre sårbara eftersom det alltid finns någon på plats som kan köra lönen, förklarar Ulrika. En ytterligare fördel är vi också kan få en annan spetskompetens.
Att arbeta med lön är något som Ulrika började med när hon kom till företaget för drygt fyra år sedan. Ulrika är utbildad ekonom i grunden, så siffror är inget nytt. Det svåraste under uppstarten av outsourcingen var kommunikationen; att hitta en bra samarbetsform för vem som är ansvarig för vilka delar. Här har Ulrika en nyckelroll:
– Jag är kontaktperson för löneoutsourcing och systemansvarig för våra HR-system, säger hon och fortsätter: Så att det är mig de pratar med på Visma Enterprise.
Kommunikation är nyckeln till ett bra samarbete
Att outsourca lönen är ett förändringsarbete för organisationen. När Ulrika kom in hade BAE Systems Hägglunds AB redan haft löneoutsourcing i ett par år. Men det fanns fortfarande ett stort behov av att förbättra processen.
– Ja, vi hade en lite skakig start, men nu är vi på en riktigt bra plats.
Att få till en fungerande kommunikation är nyckeln till de fördelar som löneoutsourcing för med sig. Ulrika tycker att samarbetet fungerar bra och skulle rekommendera outsourcing av lön för andra företag av samma storlek.
BAE Systems Hägglunds AB befinner sig i en tillväxtfas och inom det kommande året är planen att göra 200 nyanställningar. Då är den flexibilitet som outsourcingen medför viktig. Förutom leveranssäkerheten gör löneoutsourcingen det också möjligt att hantera lön med väldigt små interna resurser.
– Sitter man med väldigt många som jobbar med lön, så kan löneoutsourcing underlätta arbetet, fortsätter Ulrika. Det handlar om effektivisering, det är dyrt att ha anställda. Hos oss är det jag som hanterar lönen för 1300 människor varje månad.
Tydlig dokumentation gör uppföljningen enkel
Som intern kontaktperson har Ulrika begränsad insikt i förarbetet till beräkningar och utfall för lönen. Samtidigt har hon full förståelse för att åtkomsten till systemen måste vara begränsad till Vismas lönekonsulter. För att följa arbetet kan hon istället se alla frågor och åtgärder i ärendehanteringssystemet. Det är ett bra sätt för Ulrika att kunna gå tillbaka och se om liknande ärenden återkommer.
– Jag tycker det fungerar riktigt bra, konstaterar hon och fortsätter: Vi har svart på vitt vad man har sagt, hur lösningen såg ut och vad som som är gjort.
Företaget använder idag HR-plus 8 som löneprogram och Medvind WFM för tidrapportering. Löneoutsourcingen hanterar HR-plus och kopplingen till Medvind hanterar Ulrika separat. Varje månad har hon driftmöten tillsammans med Vismas kontaktperson och lönekonsult.
– Då går vi igenom föregående lönekörning för att se vad som fungerar och inte fungerar, berättar hon. Och så tittar vi på om det är några specialsaker som ska ske. Förut satt vi kanske en timme, men nu tar det en kvart, tjugo minuter. Vi är väldigt väl synkade.
Intervju från 06/2022 med Ulrika Johansson, HR Controller på BAE Systems Hägglunds AB.