Vad är en behovsanalys?

En behovsanalys är en kartläggning av vilka behov som verksamheten har idag och i närstående framtid. Alla verksamheter är olika, så inför en upphandling är det viktigt att du tar reda på vilka förutsättningar, krav, villkor och tidsplan som gäller. 

Med en dokumenterad behovsanalys får du ett gediget underlag som används vid dialog med både leverantörer och interna intressenter.

Varför ska jag göra en?

En behovsanalys behövs för att veta vilka förändringar som ska göras, vilka som kommer att påverkas och vilka förutsättningarna du har. Lägg därför tid och resurser på att göra ett ordentligt arbete för att vara säker på att underlaget blir rätt. 

En väl dokumenterad analys kan du senare använda för att utvärdera hela upphandlingen och ge svar på om du nått målen, utifrån behoven.

Hur gör jag?

Det första steget i att göra en behovsanalys är att samla in information från beslutsfattare, berörd personal och andra intressenter. Detta kan du göra på flera olika sätt, exempelvis med workshops, intervjuer och observationer. Ta reda på vad som har fungerat bra och mindre bra med ert nuvarande avtal och hur den nya lösningen ska förbättra er verksamhet. 

Ett vanligt misstag många gör är att kravställa från ett befintligt avtal eller titta på en annan kommun som nyligen gjort en upphandling. Då finns det en risk att analysen innehåller en felaktig kravställning som inte speglar era faktiska behov. 

Exempel på vanliga frågor att ta med

• Hur ser marknaden ut?
  
  
• Hur har er verksamhet utvecklats och vad behöver ni idag?
  
  
• Vilka affärsmål ska uppfyllas?
  
  
• Vad ska förändras och varför?
  
  
• När måste den nya lösningen vara på plats?
  
  
• Vad händer om det inte blir en ny lösning?
  
  
• Hur ska den nya lösningen hanteras internt?
  
  
• Hur mottaglig är man för ny teknik – som automatisering?

Bra att tänka på

• Börja i tid. Det tar ungefär 6-8 månader att samla in och dokumentera.

• Intervjua de personer som jobbar i systemet. Ta reda på vad som fungerar bra och dåligt. Fråga om vanliga supportärenden.

• Kunskapsöverföring. Ta reda på vilka utbildningsbehov den nya lösningen kan ha.

• Ha en dialog med tänkta leverantörer. Då får du veta vad som finns och vad som är möjligt. Leverantörerna har erfarenheter som de gärna delar med sig av.

• Läs protokoll från kommunfullmäktige. Här finns mycket användbar information om målbilden.

• Kravnivån ska vara utifrån era behov. Det vill säga i proportion till det som ska upphandlas. Alla krav kommer med en kostnad.

• Du kan använda gamla underlag som mallar. Men tänk på att behoven och kraven troligtvis har förändrats sedan förra upphandlingen.

Vanliga begrepp – Visma förklarar

Inför och under en upphandling kommer du säkert att stöta på olika tekniska begrepp från både leverantörer och den egna IT-avdelningen. Här är några vanliga begrepp att känna till:

SaaS
Software as a Service, även förkortat SaaS, handlar om att dataprogram, eller mjukvara, hanteras av en leverantör som ger dig access till funktionerna via internet. Ofta krävs bara en webbläsare för att kunna använda alla funktioner. 

Hostad
Om ett dataprogram eller system hanteras av en leverantör i en miljö utanför den egna verksamheten. 

Cloud
När en leverantör samlar flera system och dataprogram i egna datahallar och ger sina kunder access till dessa över internet. Detta kallas för molntjänster eller på engelska cloud services. Det finns både privata molntjänster och publika. 

Automatisering
Om en dator tar över vissa processer och hanterar dem kallas det för automatisering. Det kan vara allt från kontroller till inmatning av data. Detta gör det möjligt att frigöra resurser till andra mer viktiga funktioner. 

OnPrem
OnPrem, står för On Premise, och är när system eller datorprogram installeras på servrar i den egna datahallen. Du driftar systemet själv och leverantören applikationen.

Bonustips för att lyckas med din behovsanalys

Läs mer om

Alla delar om upphandling hittar du här.