Vad är en RFI och vad kan den innehålla?
RFI står för Request for information och det är ett skriftligt underlag som skickas ut till leverantörer tidigt i upphandlingen. Syftet är att få en bättre förståelse för marknaden och vad de olika leverantörerna kan erbjuda för lösningar.
RFI:n ska bland annat beskriva er organisation, syftet och hur ni hanterar inkommande svar. Du väljer själv hur många frågor ni vill ställa till leverantörerna. Några exempel på vanliga frågor är:
- Hur jobbar ni med SLA?
- Har ni en egen supportorganisation?
- Vilka lösningar har ni? Erbjuder ni OnPrem, SaaS eller båda?
Kom ihåg att en RFI inte är ett upphandlingsdokument, utan en begäran om information som används inför upphandlingen. Med din RFI kan du ställa frågor, testa idéer, kravformulering avtalsvillkor och mycket mer.
Få koll på leverantörerna
Efter behovsanalysen är det dags att inleda en skriftlig dialog med alla leverantörer. Det gör du med hjälp av en RFI som ger dig information om vilka leverantörer som finns och vad de kan erbjuda. Att dialogen sker skriftligt gör det även enkelt att bearbeta information och ta beslut innan du tar fram själva upphandlingsdokumentet.
Innan du skickar ut en RFI är det bra att bestämma hur du ska hantera alla svar. Vem är ansvarig och hur ska informationen delas ut? Hur ska ni svara på frågor från leverantörerna? Det är också viktigt att tydligt dokumentera ändringarna du gör i era dokument, baserat på leverantörernas svar.
Varför är det viktigt att göra en RFI?
Från en RFI kan du få massor av nyttig information som du kan använda i ditt upphandlingsdokument. Du får bland annat:
- Kunskap om leverantörer du inte hade koll på
- Nya insikter om leverantörer du redan känner till
- Information om nya tekniska lösningar
- Feedback på om alla leverantörer förstått din kravställning
- Veta hur många som kan leverera enligt dina krav
- Veta om dina avtalsvillkor är rimliga
Bra att tänka på
-
En förutsättning för att ta fram en RFI är att du tidigare gjort en bra behovsanalys. Utan den blir det svårt att ställa rätt frågor och värdera leverantörernas svar.
-
Det är bra att berätta när ni planerar att gå ut i upphandling. Då kan leverantörerna förbereda sig i god tid.
-
Du bör gå ut i en ny upphandling 8-12 månader innan ditt gamla avtal löper ut.
-
Du har ingen skyldighet att genomföra en upphandling bara för att du skickat ut en RFI. Du behöver inte heller ekonomiskt ersätta en leverantör för att de varit med.
Vanliga begrepp - Visma förklarar
RFI eller Request for information
En skriftlig dialog med leverantörer inför en upphandling. Kan även kallas informationsförfrågan.
Frågeformulär
Skapa ett formulär som gör det enkelt för leverantörerna att fylla i sina svar. Det blir även enklare för dig att läsa av alla svar, eftersom dokumentet har samma format. Använd gärna en e-tjänst.
Extern remiss
Leverantörerna får tycka till om ditt utkast av förfrågningsunderlaget, innan upphandlingen annonseras. Extern remiss används inte lika ofta som RFI.
Ackreditering eller extern kvalificering
Innebär att en tredje part verifierar leverantörens kvalifikationer.
Läs mer om
