Vad är kravställning?
Kravställning vid offentlig upphandling innebär att du formulerar dina krav som leverantörerna ska bemöta. Du kan använda dig av både ska-krav och bör-krav. Kraven ska alltid utgå från dina faktiska behov och vara rimliga för leverantören att uppnå. Det är därför viktigt att du gjort en bra behovsanalys och RFI som du kan utgå ifrån.
En kravställning innehåller både vilka krav ni har på leverantören och även vilka krav ni har på varan eller tjänsten. Det sistnämnda kallas även för kravspecifikation eller teknisk specifikation.
Hur kan man skaffa sig kunskap om vilka krav som ska ställas?
- Lärdomar från tidigare upphandlingar
- Marknadsanalys
- RFI
- Extern remiss
- Dialog
- Möten med leverantörer
Ett vanligt misstag som många gör i en upphandling är att inte anpassa kraven till sitt eget behov. Eller att ha alldeles för snäv kravställning och för strikta ska-krav. Då finns det risk att du inte får några svar från leverantörerna. Därför ska du även ta med underlaget från din RFI, där leverantörerna redan berättat vad de kan leverera.
Se också till att kravställningen är i linje med din målbild. Om exempelvis målet är att ni ska arbeta mer effektivt så måste systemet ni väljer ge stöd för det.
Fyra tips för en bra kravställning
1. Välj krav som utgår ifrån verksamhetens behov. Vad är viktigt för er?
2. Lista inte för många krav - varje krav kostar pengar.
3. Var överens internt - det kommer att underlätta hela processen.
4. Gör inte kravställningen för snäv. Då är det risk att du hämmar konkurrensen och med det inte får några giltiga anbud.
Vanliga begrepp - Visma förklarar
Proportionalitetsprincipen
Innebär att kraven och villkoren i en upphandling ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
Anbudsgivare
Den som lämnar anbud i den offentliga upphandlingen, alltså leverantören.
Bör-krav
Krav som inte måste uppfyllas, men är önskvärda.
Ska-krav eller skall-krav
Krav som leverantören måste uppfylla för att vara med i upphandlingen.
Läs mer om
