Vad är förhandlat förfarande?
Förhandlat förfarande gör det möjligt för leverantören att förtydliga ett redan inlämnat anbud. Du kanske vill att leverantören ska precisera ett inlämnat svar eller så kan det vara så att leverantören vill ha mer information om ett visst krav eller funktion. Även pris kan justeras efter ett förhandlat förfarande. Det innebär att leverantören får möjlighet att justera priset, både upp och ner, för att slutligen lämna ett slutbud.
Även om man ofta förhandlar med de flesta är det inget måste. Det räcker att du förhandlar med en leverantör, som uppfyller alla villkor i anbudsförfrågan.
Under förfarandet har du en dialog med en eller flera leverantörer för att lära känna varandra och diskutera behoven. Förhandlingsfasen pågår tills ni är klara och är överens i alla frågor.
Förhandlat förfarande passar särskilt bra vid upphandling av ett system eller en tjänst med teknisk komplexitet. Till exempel när du ska upphandla ett lönesystem eller andra digitala tjänster inom offentlig verksamhet.
Hur går det till?
Kvalificering
Anbudsprocessen sker i flera steg och börjar med en kvalificering. Under kvalificeringen ser du till att leverantörerna uppfyller alla krav och har goda referenser.
Anbud
Efter kvalificeringen bjuder du in godkända leverantörer att lämna ett anbud. Desto längre anbudstid du ger leverantörerna desto bättre svar får du. Rekommendationen är att ha minst 30 dagar.
Förhandling
Nästa steg är förhandling, där du och leverantörerna har en dialog om dina krav. Leverantörerna kan då komma med förbättringar till sitt första anbud för att erbjuda lösningar som är bättre anpassade efter dina behov och önskemål.
Slutbud
Till sist kommer ett slutbud från leverantörerna som ni diskuterar, varpå du får ett slutpris.
När passar öppet förfarande?
Öppet förfarande används framförallt i upphandlingar när man vet exakt vad det är som ska upphandlas. Ofta rör det sig om specifika produkter, exempelvis när ni planerar att köpa in ett större antal datorer.
I ett öppet förfarande är alla villkor fasta och måste vara uppfyllda redan när leverantören lämnar in sitt anbud. Det kan innebära att en del leverantörer inte har möjlighet att vara med i upphandlingen, vilket leder till sämre konkurrens.
Direktupphandling
Förhandlat förfarande med föregående annonsering är vanligast när du ska göra en upphandling. Men det finns undantag när du inte behöver göra någon annonsering.
Förhandlat förfarande utan annonsering innebär att du direkt kan vända dig till en leverantör, för en så kallad direktupphandling.
På Upphandlingsmyndighetens hemsida kan du läsa mer om detta.
Bra att tänka på
- Ha en dialog med leverantörerna, för att få ett bättre slutresultat.
- Anbudstiden om 30 dagar är en rekommendation om minsta anbudstid. Du kan ha längre anbudstid om du vill.
- Vid förhandlat förfarande får leverantörer göra kompletteringar till sina anbud.
Vanliga begrepp - Visma förklarar
Anbudstid
Anbudstid är tidsperioden då leverantören kan lämna anbud på en upphandling. När annonseringen är avslutad kan de inte längre lämna några anbud. Hur lång anbudstiden är beror på vilket upphandlingsförfarande du valt.
LOU - Lagen om offentlig upphandling
Lagen om offentlig upphandling reglerar hur offentlig sektor köper tjänster och produkter. Syftet med lagen är att alla leverantörer ska behandlas rättvist och ha möjlighet att vara med i en upphandling.
Annonsering
För att leverantörer ska få information om att de kan lämna ett anbud ska en upphandling annonseras. Det gör du i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket. Detta gäller inte direktupphandlingar.
Läs mer om
