Vikten av ett bra underlag
En förutsättning när du går ut i upphandling är att du har ett bra underlag. För att få fram det måste du först ha gjort en behovsanalys och skickat ut en RFI till leverantörerna. All information som du själv tagit fram och fått in blir grunden för själva underlaget som du sedan använder för att genomföra upphandlingen.
Vad ska vara med i underlaget?
I underlaget ska du ha med era behov och vad leverantörerna lämnat för svar på dina frågor. Utmaningen är att hitta rätt balans med mängden information som du tar med i underlaget så att det blir lätt att använda när du ska utvärdera.
Underlaget är helt enkelt det samlade dokumentet som innehåller all information för att kunna genomföra upphandlingen, bland annat:
- Villkoren för att genomföra upphandlingen
- Krav på leverantören
- Krav på varan eller tjänsten
- Villkor för avtalet
- Grund för utvärdering och tilldelningskriterier
- Annat som kan vara viktigt för genomförandet
Underlaget ligger till grund för utvärderingsmodellen senare i processen
Redan i det här steget är det viktigt att tänka på hur du ska utvärdera anbuden som du får från leverantörerna. Ett behov som kom fram i behovsanalysen kanske inte går att genomföra inom budget, utifrån informationen du fått från din RFI. Det är viktigt att du utgår från behovsanalysen först och därefter svaren från RFI, annars kan det bli en kompromiss som inte alls fyller dina behov.
Utvärderingsmodellen inom offentlig upphandling baseras på följande: Pris, kvalitet och bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Ibland finns det situationer som gör att dessa inte räcker till. Då gäller särskilda regler som vid exempelvis en så kallad “konkurrenspräglad dialog” eller “innovationspartnerskap”.
Bra att tänka på
- Ta fram ditt eget underlag - kopiera inte någon annans
- Utgå från behovsanalysen och RFI
- Ställ rimliga krav utifrån era behov
- Tänk igenom utvärderingsmodellen redan nu
Vanliga begrepp - Visma förklarar
Förfrågningsunderlag
Är det det samlade dokumentet som du skickar ut till leverantörerna för att få svar på om de kan leverera och vad det kostar. Dokumentet kallas även för upphandlingsdokument eller anbudsförfrågan.
Tröskelvärde
Beloppsgränsen som avgör vilka regler du måste följa för din upphandling. Beroende på om värdet är under eller över beloppsgränsen gäller olika regler och direktiv.
Utvärderingsmodell
Är värdet du sätter på att en sak ska genomföras, till vilket pris och till vilken kvalitet.
RFI
RFI står för Request for information och det är ett skriftligt underlag som skickas ut till leverantörer tidigt i upphandlingen. Syftet är att få en bättre förståelse för marknaden och vad de olika leverantörerna kan erbjuda för lösningar.
Behovsanalys
En behovsanalys är en kartläggning av vilka behov som verksamheten har idag och i närstående framtid.
Läs mer om
